HÀNH CHÁNH CHI ĐOÀN VÀ ĐOÀN

I. H ÀNH CHÁNH LÀ GÌ?

Hành : thực hành, áp dụng. Chánh : sự sắp đặt
­ Hành chánh là áp dụng những chính sách, đường lối vào việc quản trị, quản lý tập thể.
­ Phong trào TNTT rất chú trọng đến vấn đề hành chánh để có sự thống nhất .Chương V của Nội Quy năm 1974 đã quy định hệ thống hành chánh từ Trung Ương đến địa phương và ngược lại.
Chương V của Bản Nội Quy năm 1974 đã quy định hệ thống hành chánh từ Trung Ương đến các Liên Đoàn (Giáo Phận), từ Liên Đoàn tới Hiệp Đoàn (Giáo Hạt), từ Hiệp Đoàn tới Đoàn (Giáo Xứ) và ngược lại.
Điều 59 : Hệ thống hành chánh là yếu tố quan trọng để có sự duy nhất cho TLĐ. Vì thế, tất cả các giấy tờ hành chánh sẽ được in sẵn tại TƯ, và tất cả các đơn vị sẽ theo mẫu đó. Hệ thống hành chánh từ Trung Ương đến các Liên Đoàn, từ Liên Đoàn tới Hiệp Đoàn, từ Hiệp Đoàn tới Đoàn và ngược lại.
II. CÔNG VIỆC VÀ SỔ SÁCH :
Tại Đoàn, công việc hành chánh gồm có :
  • Làm đơn xin thành lập hay hợp thức hóa tình trạng Xứ Đoàn (theo mẫu in sẵn của TƯ)
  • Làm Phúc trình : Mỗi 3 tháng làm một bản phúc trình về tình trạng Đoàn, làm thành 3 bản, gởi về Liên Đoàn (theo mẫu của TƯ).Nội Quy Điều 60 : Mỗi 3 tháng, Ban Quản Trị Đoàn sẽ làm phúc trình về tình trạng Đoàn thành 3 bản : 1 bản giữ lại Đoàn, và gửi 2 bản về Hiệp Đoàn.
  • Thiết lập những sổ sách và lưu giữ các giấy tờ như sau:

1- Về sổ sách : Từ Trung Ương cho đến các Chi Đoàn đều phải có những sổ sách như sau:
ª Sổ đoàn viên
ª Sổ lưu ký sinh hoạt
ª Sổ cộng “bó hoa thiêng”
ª Sổ Thu-Chi
ª Sổ biên bản các buổi họp
ª Công văn đi
ª Công văn đến.
2- Về giấy tờ :
1/ Cấp Xứ đoàn ( điều 59)
- Đơn xin thành lập hay hợp thức hóa tình trạng Xứ đoàn.
- Lưu giữ các hồ sơ hợp thức hóa
- Lưu giữ hồ sơ liên quan của các Huynh trưởng.
- Lưu giữ hồ sơ huấn luyện của các ngành
- Tổng kết phúc trình của các Chi Đoàn
- Phúc trình hoạt động của Xứ đoàn theo từng quý, lập thành 3 bản : 1 bản lưu, 2 bản gửi về Hiệp đoàn.
2/ Cấp Hiệp đoàn ( điều 61)
- Phúc trình hoạt động của Hiệp đoàn, đính kèm 1 bản phúc trình của các Xứ đoàn để gửi về Liên đoàn.
- Hồ sơ các huynh trưởng trong Hiệp đoàn.
3/ Cấp Liên đoàn ( điều 62)
- Thực hiện và lưu trữ các giấy tờ sổ sách liên hệ.
- Hồ sơ hợp thức hoá các Xứ đoàn, văn thư để hợp thức hóa Xứ đoàn.
- Hồ sơ huấn luyện HT cấp I và II.
- Hồ sơ bổ nhiệm HT vào các chức vụ từ cấp Hiệp đoàn trở xuống.
- Phúc trình tình hình Liên đoàn mỗi năm 1 lần dựa theo bản phúc trình hằng quý của các Hiệp đoàn và Xứ đoàn.
4/ Cấp Tổng liên đoàn (trung ương) ( điều 63)
- Tổng kết phúc trình từ các Liên đoàn.
- Lưu giữ hồ sơ hợp thức hoá phong trào các Liên đoàn.
- Lưu giữ hồ sơ huấn luyện HT cấp III và thâm niên.
- Lưu giữ hồ sơ bổ nhiệm ban quản trị các giáo phận.
- Các biểu mẫu về : Giấy Chứng Nhận, Giấy Bổ Nhiệm, Chứng Chỉ khả năng, Chứng Chỉ tạm, Đơn Xin Thành Lập hay Hợp Thức Hóa Đoàn
III. TRÁCH NHIỆM VỀ HÀNH CHÁNH :
Trong Ban Quản Trị Xứ Đoàn, các Huynh Trưởng đều phải có sự hiểu biết về công việc HÀNH CHÁNH, đặc biệt là Đoàn Phó Nghiên Huấn và Thư Ký.
F Đoàn Trưởng tuy không thực hiện các sổ sách, nhưng phải là người nắm bắt và thấu hiểu mọi công việc hành chánh của Xứ Đoàn. Đoàn Trưởng chính là người sẽ ký các văn thư gửi đi có liên hệ đến Đoàn.
F Đối với Đoàn Phó Nghiên Huấn có nhiệm vụ cập nhật hóa và lưu giữ danh sách các em lên Cấp, các em lấy Chuyên hiệu, các Dự Trưởng, Huynh Trưởng trong Đoàn, cũng như những kết quả đạt được để báo cáo lên cấp trên theo định kỳ hàng năm. Ngoài ra còn phải sưu tầm, nghiên cứu các tài liệu huấn luyện và tường trình các sinh hoạt nghiên huấn trong các buổi họp Ban Quản Trị.
F Thư Ký Đoàn có nhiệm vụ :
C Cập nhật hoá và lưu giữ danh sách hồ sơ cá nhân với đầy đủ các chi tiết của các vị Tuyên Uý, Hộ Úy, Trợ Úy, Cố Vấn, An nhân, Ban Quản Trị, các Huynh Trưởng, các Đoàn sinh … trong sổ Đoàn để tiện dụng và khi cần phải báo cáo cấp trên.
C Thư ký có nhiệm vụ thiết lập hồ sơ lưu giữ các văn thư đi, văn thư đến, các tài liệu tổ chức, các bản phúc trình và bá cáo của các đơn vị liên hệ gửi tới.
C Thư Ký đoàn có nhiệm vụ gửi các văn thư đi. Ví dụ: xin cấp Chứng Chỉ Huynh Trưởng, xin Bổ Nhiệm Huynh Trưởng…. Hoặc các thông báo của Ban Quản Trị Đoàn.
C Thư ký Đoàn có nhiệm vụ ghi chép các buổi sinh hoạt Đoàn và lưu giữ các biên bản hội họp liên hệ.
C Thư ký Đoàn phối hợp với các Đoàn Phó để lập biên bản phúc trình thường niên lên cấp trên theo quy định.
C Thư ký Đoàn nhắc nhở cho Ban Quản Trị Đoàn biết về các ngày Lễ quan trọng như : Bổn Mạng Đoàn, bổn mạng Cha Tuyên Uý… kỷ niệm ngày thành lập Đoàn v.v..
C Thư ký Đoàn cũng giúp Thủ Quỹ trông coi, bảo quản các tài sản của Đoàn.
Trên đây là công việc hành chánh của một Xứ Đoàn, và như tinh thần Nội Quy đã nêu, thì ngay tại một Đội cũng có công việc hành chánh của Đội. Và ở Chi Đoàn cũng thế, công việc hành chánh đều thống nhất như nhau. Các Huynh Trưởng giữ những chức vụ liên quan trực tiếp đến công việc hành chánh phải nắm vững trách nhiệm của mình.

III. GIỚI THIỆU MỘT SỐ BIỂU MẪU THƯỜNG DÙNG

CÁC MẪU SỔ SÁCH Ở CẤP CHI ĐOÀN


Sổ Đoàn viên


1. Tên thánh, họ và tên: ………………………………………… � �…………….
2. Sinh ngày …………… tháng …………… năm ………… tại ……………
3. Tên thánh, họ và tên Cha: ………………………………………… � �……
4. Tên thánh, họ và tên Mẹ: ………………………………………… � �……
5. Đang học lớp ………… trường ………………………………………… � �……
6. Địa chỉ ………………………………………… � �………………………………………
Khu giáo ……………………… Số điện thoại ……………………………
7. Cấp bậc TNTT: ………………………………………… � �………………………
Sổ điểm danh



Stt

Tên đội

TUẦN I

TUẦN II

TUẦN ……

3/6

4/6

10/6

11/6



1
Têrêsa






2
Maria






3
Rosa






4
Giuse









Sổ lưu ký Sinh hoạt(Phả chi đoàn)


­ Ngày ………… tháng ………… năm ………… Thành lập đoàn tại ……………
Hiện diện có ………………
(kể những diễn tiến của sinh hoạt buổi hôm đó và nếu có hình càng tốt)

­ Ngày ……………………
Có 15 người đi khóa HL tại Liên đoàn Anrê Phú Yên, và bao nhiêu người được sao cấp 1? ngày ……………… tại …………………
Tên những người đi tham dự: ………………………………………… � �…






Sổ Bó Hoa Thiêng



Stt

Tên đội

DN

XL

RL

VC

RLTL

HS

TĐ

BA

LH
1
Philipphê









2
Antôn









3
Luca









4
Tôma









5
……











- Các việc đạo đức như: dâng ngày , xem lễ, rước lễ, viếng Chúa, rước lễ thiêng liêng, hy sinh, tông đồ, bác ái, lần hạt, nguyện tắt….
- Các công việc này có thể linh động theo ngành, theo từng chiến dịch...
Thí dụ: đối với Ấu Nhi ta có thể thay rước lễ , tông đồ bằng việc vâng lời , bác ái, học tốt… .


Sổ Chi Thu




Ngày

Lý do

CHI

THU

Tên
25/4
Nguyệt liễm

45.000
Thủ quỹ
30/4
Mua phần thưởng
20.000

Các trưởng
1/6
Mua bánh phát cho các em
15.000

Sinh hoạt




Sổ Biên Bản


Phiên họp đoàn

­ Khai mạc vào lúc 19h ngày ………… tháng ………… năm …………
Hiện diện có Soeur Trợ Uý và phân đoàn trưởng Au …………
Gồm có các trưởng ………………………………………… � �………………………………
Và hiện có mặt x em
Đội 1: ……… em.
Đội 2: ……… em.
Đội 3: ……… em.
Đội 4: ……… em.
­ Nội dụng phiên họp.
­ . . . . . . . . . . . . .
­ Kết thúc.

Sổ Công văn đến và đi (có thể tách làm 2 sổ khác nhau)


Nơi đến/đi
Ngày tháng
Lý do












Sổ danh sách đoàn viên

Số
TT

TÊN THÁNH,
HỌ & TÊN

Năm sanh

Cấp bậc

Chức vụ

Văn hoá

Nhập Đội

Ghi chú

01







02










Sổ Lý lịch trích ngang
1. Tên Đoàn sinh : (tên thánh, họ và tên) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Sinh ngày . . . . . Tháng . . . . . Năm 199 . . . Tại . . . . . . . . . . . .
3. Địa chỉ liên lạc : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Liên lạc nhanh : . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( Điện thoại ) . . . . . . . . . . . . .
5. Tên lớp Giáo lý, ngành đang sinh hoạt : . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .
6. Đã lãnh nhận Bí tích :
ã Rửa tội. Ngày . . . . .Tháng . . . . . năm . . . . . ¨
ã Rước lễ Ngày . . . . .Tháng . . . . . năm . . . . . ¨
ã Thêm sức Ngày . . . . .Tháng . . . . . năm . . . . . ¨
ã Bao đồng Ngày . . . . .Tháng . . . . . năm . . . . . ¨
ã Gia nhập Ngày . . . . .Tháng . . . . . năm . . . . . ¨
7. Tên Cha(Thánh, họ tên):. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8. Nghề nghiệp hiện nay : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .
9. Tên Mẹ (Thánh, họ tên): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10. Nghề nghiệp hiện nay : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
Một số lưu ý:
- Sổ sách phải được ghi rõ số trang, viết rõ ràng, không được xé bỏ bất cứ trang nào.
- Cần cập nhật thông tin kịp thời.
- Cuối mỗi tháng cần trình Cha Tuyên Úy kiểm nhận.
- Phân công việc của hành chánh: Đoàn trưởng chịu trách nhiệm sổ danh sách , lý lịch; thư kí chịu trách nhiệm sổ điểm danh, biên bản họp; thủ quỹ giữ sổ chi thu , sổ dụng cụ, đội phó chịu trách nhiệm sổ hoa thiêng…
Tóm lại, công việc của hành chánh là những công việc tuy âm thầm nhưng rất quan trọng trong việc quản trị. Ngày nay với nhiều phương tiện thông tin tối tân giúp chúng ta rất nhiều trong việc quản lý, tuy nhiên vẫn không thể phủ nhận những văn bản, giấy tờ hành chánh.

Trưởng HLV Micae Ngô Quỳnh Lưu

Các chủ đề tương tự trong chuyên mục này: